Legyen az induló start-up, működő KKV, vagy multinacionális cég, zöldfülű vagy tapasztalt vezető, az idővel senki sem tervez megfelelően. Jól tudod, hogy az idő pénz, mégsem lehet megvásárolni. Akkor sem, ha azt hiszed, hogy van az a pénz. Ha sok pénzed van, kevésbé szorít, de kényelmessé is tehet mígnem arra eszmélsz, hogy mégsem volt annyi, mint amire számítottál.
Ember tervez, az idő végez
Bármire is vállalkozol, legyen az alkatrészbolt, könyvelő cég vagy új termék bevezetése, költség és időtervre mindig szükséged van. Amíg azonban a költségek sok esetben könnyen becsülhetők (kalkulálhatsz irodabérleti díjakkal, telefonköltséggel, munkabérrel), addig az idővel történő tervezés kevésbé megfogható és jóval képlékenyebb. Különösen azoknál a feladatoknál, amelyekben nem mozogsz rutinosan, ahol nem tudod reálisan megbecsülni annak időigényét.
Ha túl optimista vagy, azzal számolsz, hogy a nap 24 órájában mindig mindenki csakis a te feladataid megoldásán dolgozik, minden a tervezett időben rendelkezésre fog állni, és minden elsőre és tökéletesen fog sikerülni.
Könnyen megboríthatja azonban terveidet a nem időben érkező alkatrész, a rosszul nyomtatott csomagolás, minek következtében minden további fázis is csúszásba kerül. Amennyiben nincsenek rigorózus hátéridőid, könnyen tovább léphetsz annyival, hogy elfogadod a késést, szem előtt tartva a még hátralévő munkafázisoknál az eredeti időzítést. Ha azonban kitűztél egy sajtótájékoztatót, elköteleződtél a szállításra, sokkal kevesebb a játéktered. Megpróbálod a soron következő munkafázisokon bevasalni a csúszást (melyekre eleve optimistán terveztél), ami könnyen hibás vagy gyengébb eredményhez, újabb csúszáshoz, hosszútávon pedig a kapcsolatok romlásához vezet, akár cégen belül, akár közreműködő alvállalkozókkal.
Legalább ilyen veszélyes, ha túl nagy ráhagyásokkal tervezel. A projekt könnyen szétfolyik, vagy ami még rosszabb, végtelen történetbe fordul. „Ej ráérünk” elv alapján minden részvevő hajlamos lesz ugyanis hátrébb sorolni a te feladataidat az éppen beeső sürgősebbel szemben. Nyugodt lehetsz, mindig lesz, ami sürgősebb, míg a végén a tiédre jóval kevesebb idő jut, mint amennyit feszesebb tervezéssel elérhettél volna. Ez könnyen hibás teljesítéshez, a lazább időzítéshez képest is csúszásokhoz vezethet.
Hogyan tervezz az idővel
Mindkét véglet könnyen elkerülhető azonban, ha az alábbi 5 pontot szem előtt tartod:
1. Minden munkafázishoz állíts fel feszes, de reálisan tartható ütemtervet. Azaz, legkevesebb mennyi időre van szükség a részfeladatok megfelelő minőségű megvalósításához.
2. Pontosan vedd számításba, hogy a határidők betartásához milyen feltételeknek kell teljesülnie és legfőképpen mi az, amit neked kell ehhez biztosítanod (pl. grafika leadása a nyomdai munkához, kérdőív jóváhagyása a piackutatáshoz, tervek és nyersanyagok a gyártáshoz).
3. Mindig munkahetekkel és munkanapokkal számolj. A hétvégét és közbeeső munkaszüneti napokat legjobb esetben is hagyd meg végszükség esetére.
4. Készíts alternatív időtervet. A feszes ütemezéshez képest állíts össze egy olyan tervet, ahol minden részfeladathoz 10-20%-os időbeli csúszással számolsz. A végső, azaz általad vállalt teljesítés meghatározásához mindig ezt vedd alapul.
5. Összetettebb, egymásra épülő feladatok esetén határozd meg a leggyengébb láncszemeket, ahol leginkább elcsúszhat a projekt. Készíts „legrosszabb eshetőség” tervet arra, mekkora kiesést jelenthet egy itt bekövetkező csúszás, és hogyan tudsz ellene védekezni (pl. alternatív beszerzési forrás nyersanyagnál, másik alvállalkozó a feladatra).
+ 1. Sose becsüld alá a piac reakció idejét.
A piac reakcióideje, amit nem tervezhetsz elég pesszimistán
Az általad irányítható feladatok, mint amilyen az új bolt kialakítása és megnyitása, vagy az új reklámfilm elkészítése megfelelő tervezéssel és ko-ordinációval a kitűzött határidőre megvalósítható. Rengeteg tényező ugyanis csak a te józanságodon, előrelátásodon és következetességeden múlik. Amire azonban egyáltalán nem, vagy jó esetben is csekély mértékben tudsz befolyással lenni, az a piac reakcióideje.
Sosem tudhatod ugyanis garantálni, hogy a piacnak akkor és ott lesz igénye arra, amit te tudsz kínálni. A legforgalmasabb helyen nyitott üzlet, a legütősebb landing page, sőt az oldalra terelt napi több tízezer látogató se biztosíték arra, hogy a termékedet egyből meg fogják venni. Ezért a piaccal nem tudsz elég pesszimistán tervezni. Bármilyen új vállalkozás esetén piac tekintetében években kell számolnod, még olyan idényjellegű szolgáltatás esetén is, mint a Balatonparti büfé. Ne áltasd magad azzal, hogy a volt céged összes ügyfele veled jön, a havi több tízezres kereséseket produkáló, akcióban kínált termék miatt oldaladra érkezők egyből vásárolni fognak. Miért? Elsősorban azért, mert a vásárlók bizalmát nem tudod egyik pillanatról a másikra megszerezni. Még nagyon-nagyon sok pénzzel sem, pláne kevesebbel. De még egy bevezetett és sikeres termék új landing page-ének is legalább egy hónapra, de inkább egy negyedévre van szüksége ahhoz, hogy érdemi változást érj vele el.
Mindeközben a vásárlói igények akár egyik napról a másikra megváltozhatnak. Jó példa erre a tavalyi tavasz és nyár slágerterméke a Fidget Spinner, amelyből karácsonyra már egy darabot sem lehetett eladni. A konkurencia pedig bármikor előállhat egy olyan lépéssel, mely alapjaiban írja át a terveidet.
Mi köze mindennek Buddhához?
Ha pedig komolyan vetted a címben szereplő mondatot, ne dőlj be a mottónak választott Buddha idézetnek, még ha oly találó is cikkünkhöz. Ez az idézet ugyanis egyike az interneten keringő több száz ál-Buddha idézetnek. Annyi van belőlük, hogy csak a Google kereső cca. 3,000,000 oldalt hoz fel olyan oldalakból, amelyek ál-Buddha idézetekkel foglalkoznak.
Mielőtt feleslegesen töltenéd a drága idődet azzal, hogy az eredete után kutass, mi már utánanéztünk. Ebben a formában Jack Kornfield Buddha Kis Kézikönyve (Buddha’s Little Instruction Book) című ál-Buddha idézet gyűjteményében jelent meg 1994-ben, de Carlos Castaneda Utazás Ixtlan-ba címmel 1972-ben megjelent könyvében is megtaláljuk.
https://fakebuddhaquotes.com/the-trouble-is-you-think-you-have-time/
